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Datenschutzsatzung

Datenschutzsatzung des Historischen Verein Herne / Wanne-Eickel e. V.


Vorwort

Die Datenschutzsatzung soll sicherstellen, dass alle personenbezogenen Mitgliederdaten nur für notwendige Vereinszwecke verwendet werden, keine Weitergabe an Dritte erfolgen kann und die Mitglieder jederzeit die Kontrolle Ihrer Daten haben.

1. Berechtigter Personen- bzw. Funktionskreis
Die Verwendung der Mitgliederdaten erfolgt durch einen bewusst kleingehaltenen Kreis des geschäftsführenden Vorstands.
1.1 Der Schatzmeister benötigt die vollständigen Namen und die Kontoverbindung der Mitglieder um die Mitgliedsbeiträge einzuziehen.
1.2 Die Geschäftsstelle benötigt die vollständigen Namen, die Adresse, die Telefonnummer, und die Mailadresse für Postzusendung, Info-Mails, Zahlungsaufforderung, und zur Datensicherung.
1.3 Der Vorsitzender benötigt die vollständigen Namen, die Adresse, die Telefonnummer und die Mailadresse für Info-Mails, die Kontaktaufnahme und zur Datensicherung.

2. Verwendungszweck der Mitgliederdaten
Die Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:
2.1 Postzusendung (Name, Adresse)
• Vereinszeitung, Einladungen, Zahlungsaufforderung, Bestätigung der Mitgliedschaft, Kündigungsbestätigung
2.2 Info-Mail (Name, Mailadresse)
• Einladungen, Vereinsnachrichten, vereinsinterne Veranstaltungshinweise
2.3 Lastschriftverfahren (Name, Bankverbindung)
• Notwendige Daten zum Lastschriftverfahren
2.4 Telefonnummer
• (freiwillige Angabe)

3. Aufbewahrung der Mitgliederdaten
Die Mitgliederdaten werden ausschließlich an folgende Orte aufbewahrt:
3.1 Geschäftsstelle
Aktenordner: Mitgliedsanträge, Sicherungskopie aller Mitgliedsdaten Excel-Tabelle: Name, Adresse, Telefonnummer, Mail, Bankverbindung Homepage-Kontrollzentrum: Mailadressen (Zugriff Admin und Vorsitzender)
3.2 Schatzmeister
Aktenordner: Kontoauszüge Excel-Tabelle: Name, Bankverbindung
3.3 Vorsitzender
Aktenordner: Sicherungskopie aller Mitgliedsdaten Excel-Tabelle: Name, Adresse, Telefonnummer, Mail

4. Löschung der Mitgliedsdaten
Nach Beendigung der Mitgliedschaft, hat jedes Mitglied das Recht zur Löschung der Mitgliedsdaten seiner Person. Die Löschung der Daten muss in schriftlicher Form an die Geschäftsstelle gestellt werden. Andernfalls darf der Verein für Archivzwecke die Mitgliedsdaten aufbewahren aber nicht mehr weiterverwenden.

5. Schutz der Onlinedaten
5.1 E-Mail-Anfragen gehen zentral beim Admin ein und werden anonymisiert an die entsprechenden Experten verteilt. Diese melden ihre Antwort an den Admin zurück, der dann die Anfrage beantwortet und einen Ausdruck unter Schriftverkehr abheftet.
5.2 Alle Info Mails und Einladungen, die per Mail an die Mitglieder versendet werden, müssen so versendet werden, dass die jeweils anderen Empfänger nicht die Mailadressen einsehen können. Die Mailadressen dürfen also nur im Bcc (Blindkopie-Verfahren) versendet werden.
5.3 Facebook und andere soziale Netzwerke
Da es sich bei Facebook oder anderen sozialen Netzwerken um öffentliche Social Media Gruppen handelt, die von allen Gruppenmitgliedern genutzt werden können, um Informationen, Fotos und persönliche Daten mit allen Teilnehmern zu teilen übernimmt der Verein - namentlich der Vorstand - keine Verantwortung für diese Daten. Jedes Mitglied kann freiwillig diesen Gruppen beitreten und den jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Netz-Anbieter zustimmen.

6. Gültigkeit der Datenschutzsatzung und Änderungen
6.1 Die Datenschutzsatzung gilt ab den Zeitpunkt der Unterzeichnung durch den Vorstand des Historischen Verein Herne / Wanne-Eickel e.V. und dessen Beschluss vom 28.05.2018.
6.2 Änderungen sind nur durch einen Beschluss des geschäftsführenden Vorstands möglich und müssen den Datenschutzregeln der europäischen Union in seiner aktuellen Fassung entsprechen.
6.3 Alle bisherigen Regelungen treten mit sofortiger Wirkung außer Kraft. Nicht mehr Berechtigte sind verpflichtet, alle bisher verwendeten Mitgliederdaten umgehend und nachhaltig zu löschen.

7. Weitergabe der Mitgliederdaten an Dritte
7.1 Eine Weitergabe von Mitgliederdaten ist untersagt.

8. Zustimmung der Mitglieder zur Datennutzung/-weiterverarbeitung
8.1 Jedes Mitglied stimmt bei Eintritt in den Verein der Datennutzung gemäß Datenschutzsatzung zu. Erstmalig im Mai 2018 durch jedes Mitglied bzw. den Erziehungsberechtigten.

Dokumentation:
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu den genannten Gründen durch die Geschäftsstelle, des Schatzmeisters und des Vorsitzenden. Schriftliche Bestätigung zur Verwendung der Daten durch die genannten Personen und Funktionen liegen der Datenschutzsatzung bei.
Herne, 28. Mai 2018
für den Vorstand (M. Schubert)